Kun je je werknemers zelf hun hoge werkdruk laten oplossen?

19 november 2019
Robert de Muralt en Marie Louise Dechesne

Hoge werkdruk is bij veel organisaties een hardnekkig probleem. Vaak wordt er van alles aan gedaan om de problemen op te lossen, maar blijken de resultaten in de praktijk tegen te vallen. Hoe komt dat nu? En is er niet een effectievere aanpak om hoge werkdruk te verminderen. In dit blog beschrijven wij hoe het ook anders kan.

De hoge werkdruk zelf onderzoeken…  

We hoorden een werknemer van een ministerie vertellen dat ze daar, onder begeleiding van een consultant, in teamverband naar oplossingen voor werkdruk hebben gezocht. Hij vond dat deze aanpak in het begin goed werkte omdat er verschillende opvattingen bleken te zijn over waar de werkdruk vandaan kwam en hoe je de werkdruk het beste kunt oplossen. Een van de gekozen oplossingen was het aanpassen van een aantal werkprocessen. Het leidde echter ook tot oeverloze discussies De werknemer vond de opbrengst minimaal en het had veel tijd gekost.

Het kost veel tijd en de opbrengst valt tegen….

Wat valt ons op? Je legt de verantwoordelijkheid bij de teams neer. Als er oplossingen gekozen worden, hebben die daardoor een groter draagvlak dan opgelegde oplossingen. En het is voor velen prettig om hun beleving van de werkdruk te mogen uitspreken. De werknemer vertelde ook dat het voor hem verrassend was dat iedereen verschillende beelden bij werkdruk heeft en verschillende oplossingen ziet. Maar dat het heel veel tijd kostte om tot oplossingen te komen. Dit verbaast ons niets! Want niet alleen de druk om tot oplossingen te komen is groot, maar daarnaast moet er ook nog ‘gewoon gewerkt’ worden. En het is al zo druk…. Als de opbrengst dan tegenvalt dan zakt de moed je nog verder in de schoenen….

Een effectievere aanpak om hoge werkdruk op te lossen!

Vind dieperliggende oorzaken
Wij hebben bij een gemeente ervaren hoe belangrijk het is om eerst op zoek te gaan naar de diepere oorzaken van werkdruk. We hebben hierbij vanuit verschillende invalshoeken tegelijkertijd (zowel bedrijfskundig, als persoonlijk als vanuit het team) vragen gesteld. In dit team was het opvallend dat het niet lag aan het team zelf, maar de grootste werkdruk werd veroorzaakt door de grote druk die de omgeving (zoals wethouders) op hen uitoefende. En dat komen we vaker tegen. En in hun situatie werd dit versterkt doordat, naar hun beleving, de bedrijfsvoering ook niet op alle gebieden goed op orde was.

Erken de werkdruk
Ten tweede is het belangrijk dat de hele organisatie de werkdruk erkent, herkent en draagt. Dus inclusief directie en MT. We zijn met het MT gestart en hebben in een later stadium hun directeur erbij betrokken. Hij kon zich niet alleen vinden in de gevonden oorzaken, maar zag ook in dat dit MT zijn support hard nodig had om naar oplossingen toe te werken. Het werd hem duidelijk dat het speelveld complex is, omdat er zoveel verschillende belangen spelen.

Maak de verwachting duidelijk
Tenslotte is het belangrijk om een heldere verwachting naar elkaar uit te spreken hoe de ideale organisatie met minimale werkdruk eruit zou mogen zien, waarin effectiviteit en werkplezier bovenaan staan.

TNO onderzoek

Tijdens het schrijven van dit blog werden wij verrast met het artikel over ‘Werkdruk en prestatiedrang: 1,3 miljoen werknemers met burn-outklachten’, waarin de resultaten van het TNO onderzoek belicht werden. Het bevestigt onze zorg t.a.v. de werkdrukproblematiek in Nederland en versterkt onze motivatie om werkdruk- en draagvlakproblemen binnen organisatie structureel aan te pakken.

Vragen?

We kunnen ons voorstellen dat bovenstaande veel vragen oproept, zoals: hoe vind je de dieperliggende oorzaken? En waar start je dan als je deze oorzaken kent? We zijn gespecialiseerd in het begeleiden van MT’s en directies en zetten indien nodig onze BASc® werkdrukmeter en/of draagvlakmeter in om de oorzaken te vinden en gezamenlijk naar oplossingen toe te werken. Dus, bel of mail ons als je meer wil weten.