Hoe kun je het vertrouwen en je geloofwaardigheid terugwinnen als organisatie?

25 maart 2018
Robert de Muralt & Marie-Louise Dechesne

Een gedeputeerde van de provincie Utrecht beschrijft in de Volkskrant van zaterdag 16 maart jl. wat hij ervaart in deze organisatie rond de Uithoflijn. Een situatie waar van alles is misgegaan. Hij spreekt over het onbegrip en wantrouwen en het gevaar dat je politiek en bestuurlijk in een reflex schiet en dat alles verkrampt. De oppositie werd steeds harder en de ambtenaren defensiever. De Uithoflijn werd een bestuurlijk en financieel debacle. Burgers kregen weer een knauw in hun vertrouwen in de politiek en de helft van de ambtenaren vindt hun managers ongeloofwaardig. Een beeld dat helaas vaker geschetst wordt, ook bij andere organisaties.

Waar gaat het werkelijk mis?

Zoals meestal in dit soort situaties wordt er gedegen onderzoek gedaan naar hoe dit allemaal zo gekomen is en wat voorkomen had kunnen worden. Ook hier. Maar is de Uithoflijn wel het hoofdpijndossier? Is de relatie tussen de gemeente Utrecht en de provincie niet HET hoofdpijndossier en is de Uithoflijn alleen maar een resultante daarvan? Immers als je elkaar niet vertrouwt, een van de partners is machtiger (de gemeente Utrecht heeft meer budget) en er zijn verschillende belangen – hoe kun je dan constructief samenwerken en er voor de burger zijn? En als de provincie Utrecht net als andere provincies zoekende is naar een heldere positie, geeft dit ook onduidelijkheid.

Een gemeenschappelijk belang en doel

Natuurlijk heeft een extern onderzoek waarde. Er komt een beeld naar voren van verantwoordelijkheden die worden afgeschoven, moeizame onderlinge samenwerking tussen gemeente en provincie. En individuele (institutionele) belangen die belangrijker lijken te zijn dan wat voor de burgers in de provincie en de stad van belang zijn. Maar als een externe partij dit onderzoekt, is het essentieel om het niet alleen over de inhoud te hebben. Waar het werkelijk om gaat is dat partijen met elkaar om de tafel gaan zitten en gaan benoemen wat zij belangrijk vinden in de onderlinge samenwerking, wat hun rol hierin zou moeten zijn en wat hun gemeenschappelijk belang en doel is. Dan ontstaat weer verbinding en een helder doel. Het klinkt zo simpel, maar de praktijk is weerbarstig. En vaak is er sprake van behoorlijk wat ‘onderstromen’.

Een aantal tips om het vertrouwen en je geloofwaardigheid terug te winnen

• Korte lijnen onderling houden, ook als het lastige zaken betreft en het belangrijk is om samen weer naar een oplossing te zoeken. Want de kans is groot dat er verstoringen komen. Zoals een actiegroep die vindt dat er te veel groen moet worden opgegeven. Wat doe je dan? Ga je in gesprek met elkaar hierover? Behoud je als betrokken partij een heldere positie of ga je die actiegroep ‘pleasen? In plaats van mee te bewegen is het belangrijk om de samenwerking te blijven zoeken en op 1 lijn met elkaar blijven.
• Een goede werkbare structuur neerzetten, zonder dat deze leidend wordt. Hiermee bedoelen we dat de taken en verantwoordelijkheden helder zijn. Dat ieders rol helder is. Als de gemeente het project overdraagt naar de provincie, is het van belang hierover heldere afspraken te maken en te bespreken wie wat doet en wie waar verantwoordelijk is. En wie welke rol oppakt.
• Je persoonlijk leiderschap oppakken. Dus ‘zeggen wat je doet, doen wat je zegt binnen de gemaakte afspraken’. Als je zegt als provincie dat je binnen budget en binnen een gestelde termijn een Uithoflijn wilt neerzetten en je doet dit ook werkelijk, dan ben je geloofwaardig naar alle betrokken partijen. En het wekt vertrouwen. Om dit te kunnen realiseren is het echter van belang dat alle managers, projectteams en projectleden niet alleen beloven dat ze iets doen, maar dit ook werkelijk doen. En als dit niet lukt, dat je hierover met elkaar in gesprek gaat en afstemt hoe je je wel aan de afspraken kunt houden. Of dat je samen tot een andere afspraak komt. Dat wekt vertrouwen bij de ander en je bent geloofwaardig.

En als managers het vertrouwen terug weten te winnen, is de kans groot dat de medewerkers zich ook veiliger voelen en zich meer durven uitspreken. En dat burgers weer het vertrouwen krijgen dat belangrijke infrastructurele zaken in goede handen zijn bij de provincie en dat deze binnen budget en binnen de gestelde termijn opgeleverd kunnen worden.

De Muralt & Dechesne zijn specialist in het empoweren van directies en MT’s om verstoringen in processen en relaties tot een minimum te beperken. Meer weten? Bel of mail ons of lees verder op onze website.